Como realizar reuniões online mais produtivas: 7 dicas para colocar em prática

1 - Agende as reuniões com antecedência

Comece por agendar as reuniões com antecedência. A rotina de trabalho em casa pode ser mais exaustiva do que no escritório porque existe a necessidade de um equilíbrio constante entre a vida profissional e familiar/pessoal.

Por isso, programe estas reuniões com tempo para que os participantes possam estar focados ou informá-lo atempadamente que não vão poder estar presentes ou vão entrar na reunião mais tarde porque têm de acompanhar a telescola dos filhos, por exemplo. Lembre-se que estamos numa situação peculiar e por isso também deve existir flexibilidade extra.

2 - Defina objetivos concretos para a reunião

Qual é objetivo principal da reunião que está a agendar? Se possível envie com antecedência os pontos que serão abordados na reunião. Desta forma os participantes podem preparar-se para apresentar as suas questões, ideias ou propostas de uma forma mais concreta sem dispersar para outros temas.

3 - Escolha a ferramenta mais indicada

A verdadeira vilã destas reuniões online é mesmo a internet que nem sempre colabora connosco! Certifique-se que está numa zona da casa com melhor cobertura e, se possível, conecte-se através de um cabo de rede.

Escolha uma plataforma acessível para todos os participantes (que dê para utilizar no computador e smartphone) e certifique-se de que tem as funcionalidades todas de que necessita.

Entre na reunião uns 5 minutinhos mais cedo para garantir que está tudo a funcionar: internet no ponto, microfone e câmara ligados. Ao iniciar a reunião garanta que todos o conseguem ouvir e ver.

4 - Comece por um assunto mais tranquilo

Reunião à segunda feira? Pergunte como correu o fim de semana! Tente iniciar a conversa com alguma questão mais descontraída, um assunto mais tranquilo para “quebrar o gelo” mesmo que esteja a falar com a sua equipa de trabalho habitual.

Alguma rotina que tenham o hábito de fazer no escritório? Se for possível fazê-lo através das câmaras, porque não? Pode até combinar que nessa reunião tomam o café juntos primeiro, por exemplo.

5 - Defina boas práticas de comunicação durante a reunião

Reuniões online podem ser complicadas de gerir principalmente se tiverem muitos participantes, por isso a organização de todos é fundamental para reduzir distrações e perdas de tempo.

Sempre que não estiver a participar na conversa, mantenha o seu microfone desligado. Sabemos que pode parecer uma dica básica, mas na realidade há sempre quem se esqueça deste pormenor.

Mais importante ainda é manter a câmara ligada: para todos os efeitos está numa reunião e é fundamental manter a sua presença, ninguém quer olhar para um quadrado preto vazio, a não ser por questões de conexão com a rede (mesmo assim, tenha o cuidado de informar que vai desligar a câmara devido à qualidade da sua internet).

Quando os participantes da reunião estiverem a interagir, se forem colocadas questões ou outros aspetos pertinentes, faça questão de os repetir antes de responder para ter a certeza de que todos estão a par.

6 - Registe tudo o que for dito

Durante a reunião tenha o cuidado de ir anotando os aspetos mais importantes, principalmente se forem distribuídas tarefas e delineados prazos. No final envie um email para todos os participantes com essas informações.

7 - Defina limites de duração da reunião

Tenha também atenção à duração da reunião, ninguém consegue estar 100% focado e atento numa reunião que dure horas a fio. Se realmente precisar de estar reunido durante um longo período de tempo, o ideal é dividir as tarefas/tópicos a serem abordados em diferentes datas.

Fazer reuniões online pode ser um verdadeiro desafio principalmente para continuar a assegurar a produtividade da sua equipa de trabalho. Existem sempre imprevistos tecnológicos e é claro que existem também aquelas interrupções mais caricatas que não controlamos. O mais importante é assegurar que só recorre a estas reuniões quando se mostrar mesmo necessário para não começar a acumular uma reunião atrá de outra.

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