Cómo realizar reuniones online más productivas: 7 recomendaciones para poner en práctica

1 - Agenda las reuniones con antelación

Empieza por agendar las reuniones con antelación. La rutina de trabajo en casa puede ser más exhaustiva de lo que sería en la oficina porque existe la necesidad de un constante equilibrio entre la vida profesional y familiar/personal.

Por eso, programa estas reuniones con tiempo para que los participantes puedan estar enfocados o  informarte con tiempo suficiente de que no van a poder estar presentes  o van a entrar en la reunión más tarde porque tienen que acompañar a las aulas digitales de los hijos, por ejemplo. Recuerda que estamos en una situación peculiar y por eso también debe existir cierta flexibilidad extra.

2 - Define objetivos concretos para la reunión

¿Cuál es el objetivo principal de la reunión que estás agendando? Si es posible envía con antelación los puntos que serán abordados en la reunión. De esta forma, los participantes pueden prepararse para presentar sus cuestiones, ideas o propuestas de una forma más concreta sin dispersarse con otros temas.

3 - Elige la herramienta más indicada

El veradero villano de estas reuniones online es exclusivamente internet ¡que no siempre colabora con nosotros! Asegúrate de que estás en una zona de la casa con mejor cobertura y, si es posible, conéctate a través de un cable de red.

Elige una plataforma accesible para todos los participantes (que se pueda utilizar en el ordenador y en el smartphone) y asegúrate de que tiene todas las funcionalidades que se necesitan.

Entra en la reunión unos 5 minutos antes para garantizar que todo está funcionando: internet, micrófono y cámara conectados. Al iniciar la reunión comprueba que todos consiguen ver y oír correctamente.

4 - Empieza por un asunto más tranquilo

¿Reunión el lunes? ¡Pregunta cómo fue el fin de semana! Intenta iniciar la conversación con alguna pregunta más relajada, un asunto más tranquilo para “romper el hielo” aunque estés hablando con tu equipo de trabajo habitual.

¿Alguna rutina que tengan costumbre de hacer en la oficina? Si fuese posible hacerlo a través de las cámaras, ¿por qué no? Pueden acordar que en esa reunión se tomarán el café juntos antes de todo, por ejemplo.

5 - Definir buenas prácticas de comunicación durante la reunión

Las reuniones online pueden ser complicadas de gestionar principalmente si tienen muchos participantes, por eso la organización de todos es fundamental para reducir distracciones y pérdidas de tiempo.

Siempre que no estés participando en la conversación, mantén el micrófono desconectado. Sabemos que puede parecer una recomendación básica, pero en realidad siempre hay quién se olvida de este detalle.

Más importante todavía es mantener la cámara conectada: a todos los efectos estás en una reunión y es fundamental mantener tu presencia, nadie quiere mirar para una pantalla negra vacía, a no ser por cuestiones relacionadas con la conexión de red (mismo así, informa previamente de que vas a desconectar la cámara por problemas con la conexión).

Cuando los participantes de la reunión estuviesen interactuando, si se plantean preguntas u otros aspectos pertinentes, repite las cuestiones antes de responder para tener la certeza de que todos han entendido estas cuestiones.

6 - Registra todo lo que se diga

Durante la reunión ten cuidado de ir anotando los aspectos más importantes, principalmente si se distribuyesen tareas y plazos marcados. Al final envía un email a todos los participantes con esas informaciones.

7 - Define límites de duración de la reunión

Ten también en cuenta la duración de la reunión, nadie consigue estar 100% enfocado y centrado en una reunión que dure mil horas. Si realmente necesitas estar reunido durante un largo período de tiempo, lo ideal es dividir las tareas/tópicos para ser abordados en diferentes fechas.

Hacer reuniones online puede ser un verdadero desafío principalmente para continuar asegurando la productividad de tu equipo de trabajo. Existen siempre imprevistos tecnológicos y está claro que también existen también aquellas interrupciones que no podemos controlar. Lo más importante es asegurar que solo recurres a estas reuniones cuando fuese realmente necesario para no empezar a acumular una reunión detrás de otra.

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